Comment réussir l’organisation d’un événement professionnel ?

Pourquoi organiser un évènement professionnel ?

Les évé­ne­ments pro­fes­sion­nels sont un outil très effi­caces pour éta­blir des rela­tions et com­mu­ni­quer des valeurs au sein de votre entre­prise ou plus lar­ge­ment dans le sec­teur dans lequel vous évo­luez. Pour les employés, les évé­ne­ments pro­fes­sion­nels d’en­tre­prise (sémi­naire, team buil­ding, jour­née d’en­tre­prise, soi­rée de gala, comi­té de direc­tion, incen­tive, etc.) per­mettent de valo­ri­ser l’at­teinte d’un objec­tif ou ren­forcent les rela­tions entre col­lègues de tra­vail. Les évé­ne­ments pro­fes­sion­nels peuvent éga­le­ment impli­quer l’environnement de l’entreprise : clients, four­nis­seurs, par­te­naires, pros­pects, mécènes, etc… à l’occasion de congrès, salons pro­fes­sion­nels, conventions…

Quel que soit leur for­mat, les évé­ne­ments pro­fes­sion­nels visent tou­jours à déve­lop­per ou res­ser­rer les liens pro­fes­sion­nels et à ren­for­cer l’in­ves­tis­se­ment émo­tion­nel requis pour le bon déve­lop­pe­ment de l’en­tre­prise et de la filière éco­no­mique. L’or­ga­ni­sa­tion d’un évé­ne­ment pro­fes­sion­nel peut par­fois être un par­cours de com­bat­tant car sa réus­site dépend de nom­breux fac­teurs que l’é­quipe évè­ne­men­tielle du CID Palais des Congrès de Deau­ville vous pro­pose de découvrir.

Réussir l’organisation d’un événement professionnel : l’avant évènement

La réus­site d’un évé­ne­ment pro­fes­sion­nel qu’il soit orga­ni­sé à Deau­ville ou ailleurs en France, dépend d’une pla­ni­fi­ca­tion rigou­reuse de chaque détail en amont, pen­dant et après l’é­vé­ne­ment. La réus­site de votre évé­ne­ment d’entreprise repose sur les nom­breux acteurs qui inter­vien­dront et sur le bon enchaî­ne­ment des étapes d’organisation. Avant toute chose, il est impor­tant de lis­ter clai­re­ment les inten­tions qui vous motivent à orga­ni­ser votre évé­ne­ment pro. Vous ferez ensuite res­sor­tir les indi­ca­teurs clés de per­for­mances qui per­met­tront de mesu­rer l’at­teinte des objec­tifs de votre évé­ne­ment professionnel.

Bien déterminer les objectifs de votre événement d’entreprise

Tout au long de l’année, il vous est pos­sible de sai­sir de nom­breuses occa­sions pour ras­sem­bler ou réunir vos équipes, par­te­naires ou un groupe ciblé de per­sonnes qui inter­agissent avec votre struc­ture. Mais avant de défi­nir les grands axes de votre évé­ne­ment pro­fes­sion­nel, vous devez vous poser cer­taines ques­tions impor­tantes. Les réponses à ces ques­tions vous per­met­tront de défi­nir les objec­tifs de votre mani­fes­ta­tion professionnelle :

• Pour­quoi orga­ni­sez-vous un évè­ne­ment d’entreprise ?
• Quels buts cher­chez-vous à atteindre ?
• La fina­li­té de l’é­vé­ne­ment pro­fes­sion­nel est-elle d’en­cou­ra­ger un chan­ge­ment ? De déve­lop­per une culture d’entreprise ?
• L’é­vé­ne­ment pro­fes­sion­nel a‑t-il pour but de for­mer ? de per­sua­der ? de convaincre ? d’en­cou­ra­ger ?
• Ce ras­sem­ble­ment pro­fes­sion­nel est-il l’oc­ca­sion de célé­brer un évé­ne­ment ? Créer l’émulation autour d’un lan­ce­ment de pro­duit ou de ser­vice à forte valeur ajou­tée ? Fêter un anni­ver­saire d’entreprise ? Remer­cier vos équipes ?
• L’or­ga­ni­sa­tion d’un évé­ne­ment pro­fes­sion­nel peut aus­si vous per­mettre de convaincre ou de ras­su­rer des fonds d’investissements
• etc.

Les réponses à ses dif­fé­rentes ques­tions vous per­met­tront de défi­nir des objec­tifs clairs qui peuvent être d’ordre pro­fes­sion­nels, humains, finan­ciers. La réus­site de l’or­ga­ni­sa­tion de votre évè­ne­ment pro­fes­sion­nel est inti­me­ment liée à la défi­ni­tion d’ob­jec­tifs clairs et réa­listes. L’é­quipe évé­ne­men­tielle du CID Centre de Congrès de Deau­ville vous conseille d’a­voir des objec­tifs ambi­tieux… mais atteignables.

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Formation du comité de pilotage de l’événement professionnel

Une fois vos objec­tifs en tête, vous devez consti­tuer un comi­té de pilo­tage qui devra par­ta­ger votre vision et tendre vers les buts à atteindre. L’une des clés de réus­site de l’or­ga­ni­sa­tion d’un évé­ne­ment pro­fes­sion­nel réside dans l’im­pli­ca­tion des col­la­bo­ra­teurs. Le res­pon­sable de l’organisation de l’é­vé­ne­ment, assis­té de toute son équipe pour­ra réflé­chir à un plan d’ac­tion en ayant en tête la date limite : celle du jour J de la mani­fes­ta­tion professionnelle.
L’équipe par­faite pour orga­ni­ser serei­ne­ment votre évé­ne­ment sera consti­tuée de per­sonnes de dif­fé­rentes sen­si­bi­li­tés, si pos­sible avec tous les niveaux hié­rar­chiques, afin de concen­trer toutes les éner­gies, par­ta­ger les dif­fé­rents regards. Pour un évé­ne­ment d’entreprise réus­si, veillez à for­mer une équipe de pilo­tage la plus har­mo­nieuse possible.

Faire le rétro planning de l’événement professionnel

L’or­ga­ni­sa­tion d’un sémi­naire, ou de tout autre évé­ne­ment pro­fes­sion­nel ne s’im­pro­vise pas. Le maître mot est : l’AN­TI­CI­PA­TION. Pour bien réus­sir votre évé­ne­ment, don­nez-vous suf­fi­sam­ment de temps pour son orga­ni­sa­tion. En sui­vant un rétro plan­ning, votre équipe de pilo­tage pour­ra contrô­ler quo­ti­dien­ne­ment les dif­fé­rentes étapes clés de l’organisation de l’événement. Cette feuille de route vous per­met­tra de vous concen­trer sur les objec­tifs du jour pour évi­ter tout retard et stress inutiles à l’ap­proche du jour J.

Quelle est la cible de votre événement professionnel ?

Afin de dif­fu­ser les bons mes­sages au bon moment et aux bonnes per­sonnes ou par­ti­ci­pants, il est capi­tal de clai­re­ment iden­ti­fier les dif­fé­rents invi­tés pour votre évé­ne­ment d’entreprise. En effet en fonc­tion du type d’é­vé­ne­ment que vous orga­ni­sez, il se peut qu’il soit utile de res­treindre votre cible. Lors de la rédac­tion de la liste des invi­tés, vous devez vous poser cette ques­tion : Quel est l’intérêt pour cha­cun des invi­tés de par­ti­ci­per à votre évè­ne­ment ? Cette ques­tion est à lier avec les objec­tifs évé­ne­men­tiels que vous vous êtes fixés précédemment.

Comment susciter l’intérêt des participants de l’évènement professionnel ?

Pour sus­ci­ter l’at­ten­tion de vos invi­tés, col­la­bo­ra­teurs, et par­te­naires, il est impor­tant de pen­ser à leur poten­tiel retour sur par­ti­ci­pa­tion, une sorte de ROI – retour sur inves­tis­se­ment -. Avant de répondre favo­ra­ble­ment à votre invi­ta­tion, les invi­tés et par­ti­ci­pants se pose­ront pro­ba­ble­ment les ques­tions importantes :

• Quel est l’intérêt de ma par­ti­ci­pa­tion à cet événement ?
• Que va m’apporter la par­ti­ci­pa­tion à l’événement ?
• Que vais-je gagner en par­ti­ci­pant à cet événement ?
• Pour­quoi devrais-je consa­crer mon temps à cet évé­ne­ment auquel je suis invité ?

Si vous iden­ti­fiez les pro­fits poten­tiels de vos dif­fé­rentes cibles, cela pour­ra vous aider à dres­ser la meilleure liste des par­ti­ci­pants : Un grand nombre d’entre eux répon­dra donc favo­ra­ble­ment à votre invitation.

VOTRE ÉVÉNEMENT ÉCORESPONSABLE EN NORMANDIE

Quel budget faut-il prévoir pour son événement d’entreprise ?

Une fois le pour­quoi de l’événement et les objec­tifs clai­re­ment fixés, vous allez pen­ser au bud­get. Vous devez esti­mer tous les postes de dépense. Ci-des­sous une liste (non exhaus­tive) des besoins à finan­cer aux­quels il faut pen­ser pour la bonne réus­site de votre évé­ne­ment d’entreprise :

• Frais de loca­tion du lieu ou de la salle où va se dérou­ler l’événement
• Frais de dépla­ce­ment : pour com­bien de per­sonnes ? quels sont les moyens de trans­port à pri­vi­lé­gier ? etc…
• Frais d’hébergement au cas où l’événement se déroule sur plu­sieurs jours ou frais de loge­ment à pré­voir si une par­tie doit séjour­ner sur le lieu de l’événement pour les besoins de pré­pa­ra­tions pour le jour J
• Coût de la res­tau­ra­tion : café du matin pour l’accueil des par­ti­ci­pants, la col­la­tion, la pause déjeu­ner méri­dienne, les bois­sons, l’apéritif, etc.
• Frais du personnel
• Dépenses tech­niques et matérielles
• Coût de l’animation de l’événement
• Frais à pré­voir pour les acti­vi­tés (si elles sont au programme)
• Les dépenses mar­ke­ting et communication
• La marge d’imprévus : cette enve­loppe vous ser­vi­ra pour faire face aux impré­vus (car il y en aura presque toujours).

Pour vous aider télé­char­gez le bud­get type d’un évé­ne­ment orga­ni­sé au CID Deauville.

BUDGET TYPE D’UN ÉVÉNEMENT

Organisation d’un événement professionnel : prévoir un fonds pour les imprévus

Même avec la meilleure pla­ni­fi­ca­tion, les meilleures anti­ci­pa­tions, vous ne serez jamais à l’a­bri d’un impré­vu. En ayant cela en tête, il est impor­tant de pré­voir un fonds qui vous per­met­tra de parer à toute sur­prise. N’hé­si­tez pas à évo­quer ces points avec votre assu­reur afin de vous garan­tir d’a­voir les meilleures cou­ver­tures pour les éven­tuels imprévus.

Quel est le meilleur moment pour organiser un évènement professionnel ?

Com­ment bien choi­sir sa période pour orga­ni­ser un évè­ne­ment pro­fes­sion­nel, un sémi­naire d’en­tre­prise ou une ren­contre pro­fes­sion­nelle ? Cette ques­tion revient sou­vent lorsque vous pré­pa­rez votre évè­ne­ment pro­fes­sion­nel. Faut-il orga­ni­ser votre évè­ne­ment d’en­tre­prise en début de semaine ? L’or­ga­ni­sa­tion d’un sémi­naire en fin de semaine ou encore le week-end est-il la meilleure option ?

Organiser un événement d’entreprise en début de semaine

L’or­ga­ni­sa­tion de votre évè­ne­ment d’en­tre­prise en début de semaine peut être une excel­lente occa­sion de bien débu­ter la semaine en reboos­tant les col­la­bo­ra­teurs. Tou­te­fois vous devez prendre en compte l’ac­ti­vi­té du week-end de vos par­ti­ci­pants qui peuvent pré­sen­ter des signes de fatigue poten­tielle. Après un week-end, les sala­riés d’une entre­prise appré­cient éga­le­ment un retour au calme sur leur lieu de tra­vail pour répondre aux sol­li­ci­ta­tions « urgentes » et pla­ni­fier leur semaine.

Organiser un séminaire d’entreprise en fin de semaine

L’or­ga­ni­sa­tion d’un évè­ne­ment d’en­tre­prise pro­fes­sion­nel en fin de semaine peut être une bonne option pour ache­ver la semaine de tra­vail. Les équipes et par­ti­ci­pants sont sou­vent plus déten­dus. La fin de semaine est aus­si l’un des meilleurs moments pour réa­li­ser des acti­vi­tés team buil­ding pour ren­for­cer la cohé­sion des collaborateurs.

L’option du week-end pour organiser un évènement professionnel

Plu­sieurs rai­sons peuvent pous­ser les entre­prises à orga­ni­ser un sémi­naire ou une ren­contre pro­fes­sion­nelle pen­dant le week-end. Rete­nez juste qu’il faut avoir des rai­sons solides pour recueillir l’as­sen­ti­ment des par­ti­ci­pants le week-end. Vous consa­cre­rez de l’énergie et du bud­get à pré­pa­rer un évé­ne­ment pro­fes­sion­nel : sans une date appro­priée, vous ris­quez d’a­voir de nom­breux fau­teuils vides pour l’occasion.

Vérifiez le calendrier évènementiel de vos concurrents sur la même période

Avant de faire le choix d’une date pour votre évè­ne­ment pro­fes­sion­nel, il est impor­tant de jeter un œil sur le calen­drier évé­ne­men­tiel de vos concur­rents sur la même période. Cette pré­cau­tion vous évi­te­ra de vous mettre inuti­le­ment en com­pé­ti­tion, sur­tout si vous avez les mêmes par­te­naires ou des invi­tés sus­cep­tibles d’être inté­res­sés par les deux évènements.

Vérifiez le calendrier évènementiel de vos partenaires

Si vous devez convier des par­te­naires à votre évè­ne­ment d’en­tre­prise ou évè­ne­ment pro­fes­sion­nel, la déli­ca­tesse vous oblige à véri­fier si les par­te­naires en ques­tion n’ont pas déjà des évè­ne­ments pré­vus à cette même période. Si vous deviez tout de même main­te­nir votre mani­fes­ta­tion pro­fes­sion­nelle la même semaine que vos par­te­naires, assu­rez-vous d’a­voir quelques jours d’es­pa­ce­ment entre les deux évènements.

Evitez le piège des grands évènements sportifs

Les évè­ne­ments spor­tifs réunissent beau­coup de per­sonnes devant leurs écrans ou au stade. Orga­ni­ser un évè­ne­ment lors d’une grande soi­rée de Ligue des cham­pions de l’UE­FA, pen­dant la finale de la coupe du monde ou encore pen­dant une grande ren­contre de ten­nis, c’est l’as­su­rance de ne pas faire l’u­na­ni­mi­té pour votre évè­ne­ment pro­fes­sion­nel. Tenir compte du calen­drier spor­tif est très impor­tant si vous sou­hai­tez un bon taux de par­ti­ci­pa­tion à votre soi­rée d’en­tre­prise par exemple.

Les grands moments politiques peuvent desservir votre événement professionnel

La poli­tique s’in­vite régu­liè­re­ment à dif­fé­rents moments de l’an­née dans la vie d’une nation. Tenir compte des grands moments poli­tiques est l’une des pré­cau­tions à prendre lors de l’or­ga­ni­sa­tion de votre évè­ne­ment professionnel.

Organisation d’un événement professionnel : prise en compte du calendrier scolaire

Pour les col­la­bo­ra­teurs, par­te­naires, clients, pros­pects… dont cer­tains sont éga­le­ment des parents, il est d’une impor­tance capi­tale de tenir compte du calen­drier sco­laire. Si vous devez invi­ter des par­ti­ci­pants d’autres dépar­te­ments à votre évè­ne­ment, il faut tenir compte des calen­driers des dif­fé­rentes zones sco­laires de France. Cette véri­fi­ca­tion de rou­tine vous évi­te­ra de pro­gram­mer un évé­ne­ment d’envergure natio­nale sur les périodes de vacances sco­laires de cer­taines zones.

La disponibilité des fournisseurs pour votre événement professionnel

Trai­teurs, ingé­nieurs du son, agence de sécu­ri­té, agences évé­ne­men­tielles sont autant de four­nis­seurs dont vous pour­rez avoir besoin pour le bon dérou­le­ment de votre évè­ne­ment d’en­tre­prise. Pour vous évi­ter de devoir trou­ver des solu­tions de rechange à la der­nière minutes qui sont géné­ra­le­ment plus oné­reuses et stres­santes, il faut véri­fier en amont la dis­po­ni­bi­li­té des four­nis­seurs prin­ci­paux pour votre évé­ne­ment pro­fes­sion­nel. Notez que le lieu évé­ne­men­tiel que vous retien­drez pos­sède un panel de pres­ta­taires : il pour­ra vous pro­po­ser leurs ser­vices, cela est d’autant plus vrai si il s’agit d’un évé­ne­ment « délo­ca­li­sé » : la connais­sance du tis­su éco­no­mique local de la des­ti­na­tion sera utile pour sélec­tion­ner judi­cieu­se­ment les meilleurs prestataires.

Comment choisir le lieu pour votre événement professionnel ?

Le choix d’un lieu pour l’organisation évè­ne­men­tielle n’est pas tou­jours simple. Le défi est de trou­ver le lieu adap­té à votre évé­ne­ment et à votre enve­loppe bud­gé­taire. Pour cela vous devez prendre en compte plu­sieurs cri­tères pour vali­der et réser­ver le bon lieu où orga­ni­ser votre évé­ne­ment pro­fes­sion­nel, sémi­naire d’en­tre­prise, incen­tive, etc.… Voi­ci quelques points à contrôler :

• Iden­ti­fier clai­re­ment la nature de votre évè­ne­ment et le type de convives vous per­met­tra de dres­ser une short list d’en­droits éventuels.
• Véri­fier alors les dif­fé­rentes capa­ci­tés d’ac­cueil ain­si que les dis­po­ni­bi­li­tés des dif­fé­rentes salles.
• Faites un tour des ser­vices pro­po­sés pour les mettre en paral­lèle avec vos besoins : la capa­ci­té hotel­lière sera un point cru­cial si les invi­tés sont ame­nés à séjour­ner sur la des­ti­na­tion retenue
• Afin de mettre vos convives dans de meilleures condi­tions, vous devez véri­fier en amont, la faci­li­té d’ac­cès du lieu où se déroule votre évè­ne­ment professionnel.

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La restauration : un élément important pour la réussite d’un évènement professionnel

Café d’ac­cueil, pause déjeu­ner, cock­tail sont autant de moments agréables appré­ciés des convives d’une jour­née pro­fes­sion­nelle, d’un team buil­ding, d’un sémi­naire… Tout comme le choix de la salle de récep­tion, la res­tau­ra­tion est un élé­ment à ne pas négli­ger. L’an­ti­ci­pa­tion est la clé pour trou­ver des res­tau­ra­teurs de qua­li­té. Encore une fois, si il s’agit d’un évé­ne­ment natio­nal, un centre des congrès ou tout autre lieu de récep­tion, sau­ra vous conseiller les meilleurs trai­teurs. Gar­dez à l’i­dée que la res­tau­ra­tion peut occu­per une part impor­tante de votre bud­get.

La communication pour faire connaître son événement professionnel

Un site web dédié à l’évènement

Pour don­ner une bonne visi­bi­li­té web à votre évè­ne­ment, il est conseillé de lui dédier un site inter­net. Bien opti­mi­sé pour le réfé­ren­ce­ment, ce site pour­ra dif­fu­ser de pré­cieuses infor­ma­tions sur le dérou­le­ment de l’é­vè­ne­ment, four­nir les infor­ma­tions et réponses aux éven­tuelles ques­tions des participants.

Invitations, mailing et ou courriers ?

Pour convier les invi­tés à l’é­vè­ne­ment, plu­sieurs solu­tions peuvent être uti­li­sées. Il est pos­sible d’en­voyer des invi­ta­tions par voie pos­tale ou d’u­ti­li­ser le cour­riel ou le mai­ling. Quelle que soit la méthode d’in­vi­ta­tion uti­li­sée, n’ou­bliez pas de joindre le pro­gramme du dérou­le­ment de l’é­vè­ne­ment à votre invitation.

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La visibilité de votre évènement professionnel sur les réseaux sociaux est importante

Si vous sou­hai­tez élar­gir votre audience, les médias sociaux sont un outil incon­tour­nable pour faire la pro­mo­tion de l’évènement. Veillez à choi­sir les réseaux sociaux cor­res­pon­dants aux objec­tifs de votre évè­ne­ment. Défi­nis­sez le hash­tag qui per­met­tra de com­mu­ni­quer en ligne sur votre évé­ne­ment. Sui­vant l’en­ver­gure de votre évè­ne­ment, vous aurez peut-être besoin de dédier une équipe pour gérer la visi­bi­li­té et l’a­ni­ma­tion de la com­mu­nau­té autour de votre évè­ne­ment sur les réseaux sociaux.

Communication presse et médias avant l’événement

Sachant que les orga­ni­sa­teurs d’événements fina­lisent leurs dos­siers de presse 2 à 3 mois avant l’événement, vous devez tenir compte de ce délai pour contac­ter les jour­na­listes et leur faire par­ve­nir votre com­mu­ni­qué de presse.

La recherche de partenariats pour un événement professionnel

L’ap­pel aux spon­so­ring est un excellent moyen pour finan­cer une part de votre évè­ne­ment. De plus la par­ti­ci­pa­tion de par­te­naires de renom don­ne­ra un cachet spé­cial à votre évé­ne­ment pro­fes­sion­nel. Pour cela vous devez cibler vos par­te­naires et valo­ri­ser tous les types de spon­so­ring. Réa­li­sez la grille de par­te­na­riat de votre évé­ne­ment pro­fes­sion­nel : chaque ligne repren­dra les dif­fé­rentes options de mise en avant du poten­tiel par­te­naire : Visi­bi­li­té site inter­net, réseaux sociaux, flyer, pro­gramme, stand d’exposition…

Le mot de la fin

Réunir ses col­la­bo­ra­teurs pen­dant un évè­ne­ment d’entreprise est l’occasion de rompre avec les rela­tions hié­rar­chiques du quo­ti­dien entre col­la­bo­ra­teurs. Sachez que dans un cadre agréable et convi­vial comme celui du Palais des Congrès de Deau­ville, toute votre équipe pour­ra se détendre, par­ta­ger des moments pri­vi­lé­giés et s’ouvrir les uns aux autres. Deau­ville est une excel­lente des­ti­na­tion pour per­mettre aux par­ti­ci­pants de se ren­con­trer pour mieux appendre à se connaitre, et mieux appré­hen­der les évo­lu­tions de la filière et le sec­teur dans les­quels ils évoluent.
La diver­si­té des acti­vi­tés qu’offre cette sta­tion bal­néaire excep­tion­nelle de la Côte Fleu­rie à seule­ment 2 heures de Paris est une réelle oppor­tu­ni­té pour ren­for­cer l’unité de vos équipes, cela est d’autant plus vrai aujourd’hui : les postes de tra­vail s’éloignent de l’entreprise dans un envi­ron­ne­ment qui se vir­tua­lise. Les évé­ne­ments d’en­tre­prise sont un excellent moyen de mon­trer à vos col­la­bo­ra­teurs à quel point ils comptent pour l’en­tre­prise. C’est aus­si une occa­sion qui ne passe jamais inaper­çue et par­ti­cipe à la dyna­mique de votre entre­prise et de son sec­teur !

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