Organisation d’un congrès à Deauville : retour d’expérience

Organisation d’un congrès d’ampleur : osez Deauville, un site d’exception et très accessible à tous égards contrairement à bien des idées reçues

Depuis plus d’un quart de siècle les infec­tio­logues se réunissent annuel­le­ment en des « JNI » (Jour­nées Natio­nales d’Infectiologie), congrès agré­geant aus­si des col­lègues d’autres dis­ci­plines très impli­quées dans la ges­tion du risque infec­tieux et les paramédicaux.

Alors que ces JNI changent chaque année de lieu, la Nor­man­die res­tait la seule pro­vince fran­çaise non visi­tée, les palais des congrès des deux villes siège de CHU – Caen et Rouen – n’ayant pas la capa­ci­té suf­fi­sante pour un mil­lier de congres­sistes ou davantage.

Cette situa­tion était très clai­re­ment péna­li­sante pour la région alors que la mani­fes­ta­tion est l’occasion de valo­ri­ser les équipes locales – pou­vant appor­ter une forte touche dans le pro­gramme – et aus­si de faire décou­vrir un ter­ri­toire, rares étant les fran­çais connais­sant bien « les quatre coins de l’hexagone ».

Bien connu des équipes médi­cales nor­mandes y orga­ni­sant régu­liè­re­ment leurs col­loques régio­naux, le Centre Inter­na­tio­nal de Deau­ville (CID) était pour eux la solu­tion évi­dente. Cepen­dant pour avoir l’adhésion de tous les déci­deurs il fal­lut lever pas-à-pas bien des idées reçues, à risque d’être blo­quantes, avant de pou­voir don­né corps in fine aux JNI de Deau­ville s’étant dérou­lées avec grand succès.

D’où ce par­tage d’expérience, sans le moindre lien d’intérêt, si ce n’est l’attachement à notre ter­ri­toire et la convic­tion qu’il mérite d’être davan­tage connu à tra­vers bien d’autres congrès natio­naux ou euro­péens, notam­ment dans le champ de la santé.

« Deauville est bling-bling, et nulle entreprise partenaire n’acceptera de nous y accompagner » FAUX

Face à ce ver­rou for­te­ment ancré et depuis des années, un avis a prio­ri avait été pris auprès du Conseil de l’Ordre des Méde­cins, ayant sta­tué qu’il n’y avait aucun veto de prin­cipe, les règles usuelles étant sim­ple­ment à appli­quer scru­pu­leu­se­ment là comme ailleurs, ce qui fut aisé.

Ain­si ras­su­rés, tous les par­te­naires poten­tiels – indus­triels du médi­ca­ment ou du diag­nos­tic micro­bio­lo­gique et pres­ta­taires de ser­vices en san­té – avaient assis­té, plus nom­breux que jamais dans l’histoire des JNI, sans la moindre dif­fi­cul­té régle­men­taire ou autre, et avec au contraire bien des éloges lors du débriefing.

« Deauville est bourrée de palaces et apporte une offre très insuffisante en nuitées accessibles aux congressistes » FAUX

Ce coro­laire de l’image pré­cé­dente s’est avé­rée une contre-véri­té à l’épreuve des faits, alors même que les JNI se dérou­lèrent en juin, à une période si attrac­tive pour le tourisme.

Bien sûr, il y a de très beaux hôtels à Deau­ville, à noto­rié­té mon­diale, et dont le haut stan­ding (4 ou 5 étoiles) est inac­ces­sible aux mani­fes­ta­tions pro­fes­sion­nelles des soi­gnants, y com­pris régle­men­tai­re­ment. Mais à côté, l’offre de Deau­ville et des envi­rons immé­diats en hôtels et rési­dences 2 ou 3 étoiles s’est beau­coup étof­fée tan­dis que bien des par­ti­ci­pants ont trou­vé d’autres solu­tions pour leur plus grand plai­sir : grande vil­la confor­table par­ta­gée par une équipe pour un coût indi­vi­duel fina­le­ment moindre que l’hôtellerie, bun­ga­low très confor­table dans un cam­ping de plage de proxi­mi­té ayant fait le bon­heur de plus jeunes ayant enchai­né ensuite un week-end de « beach-par­ty » ou pour un tri­athon qui se tenait juste après…

« Il n’y a pas grand-chose à faire dans cette petite ville, ce qui dissuadera certains participants » FAUX

Avec plus de 2000 par­ti­ci­pants pour la pre­mière fois dans l’historique du congrès, les JNI de Deau­ville ont « explo­sé le comp­teur », preuve de l’attractivité non seule­ment du conte­nu scien­ti­fique mais aus­si de la ville.

Deau­ville ce n’est évi­dem­ment pas que le car­ré des bou­tiques de luxe à côté des palaces, mais maintes acti­vi­tés très simples et « nature ». La ville est aus­si la porte d’entrée d’une fort belle région : au cœur du pays d’Auge si bien cro­qué par David Hock­ney, avec un peu plus loin Hon­fleur et son vieux-bas­sin mythique, puis les plages du débar­que­ment et leur force mémo­rielle, Rouen ville-musée, le Mont-Saint-Michel épous­tou­flant en toute saison…

« Deauville est difficile d’accès » FAUX

En cette France cen­tra­li­sa­trice où non seule­ment les fran­ci­liens mais les habi­tants de bien des régions doivent pas­ser par Paris pour aller ici ou là, Deau­ville est fina­le­ment aisée d’accès, avec une ligne fer­ro­viaire spé­ci­fique depuis Saint-Lazare, imbat­table pour le bilan car­bone, pou­vant même faire l’objet de trains spé­ciaux et « pri­va­ti­sables » par tel sponsor.

Puis une fois sur place la plu­part des par­ti­ci­pants peuvent tout faire à pied, sans omettre bien sûr de pas­ser par les célèbres planches dis­tri­buant notam­ment le CID.

« Le CID c’est bien pour le Festival du cinéma américain de Deauville, pas pour un congrès scientifique » FAUX

Comme tant d’autres congrès notam­ment médi­caux, les JNI mixent des séances plé­nières – par­fois uniques – à d’autres temps où courent sept ses­sions conco­mit­tament afin de satis­faire les prio­ri­tés d’actualisation des connais­sances de cha­cun, néces­sai­re­ment différentes.

Com­pa­ra­ti­ve­ment à bien d’autres centres de congrès régio­naux, le CID offre à cette fin une fonc­tion­na­li­té exem­plaire. A côté du grand amphi­théâtre siège du fes­ti­val se prê­tant par­fai­te­ment aux assem­blées géné­rales, le CID per­met de construire de façon modu­lable des espaces de toutes tailles, les JNI n’ayant uti­li­sé pas même la moi­tié des sur­faces dis­po­nibles alors qu’il y avait un vaste espace pour les com­mu­ni­ca­tions affi­chées, les stands, les espaces de res­tau­ra­tion et de convivialité…

« Un congrès à Deauville coute une fortune » FAUX

Le CID n’est cer­tai­ne­ment pas le palais des congrès pro­vin­cial le moins cou­teux, mais dans notre expé­rience en met­tant bout-à-bout l’attractivité forte de Deau­ville pour les congres­sistes comme pour les spon­sors et une écoute des res­pon­sables du centre bien conscients que l’intérêt par­ta­gé était de trou­ver un ter­rain d’entente pour abou­tir, l’opération fût fina­le­ment très satis­fai­sante com­pa­ra­ti­ve­ment à bien d’autres villes.

Quant à la « soi­rée de gala », temps-fort du pro­gramme social des JNI à l’entière charge de chaque par­ti­ci­pant, elle avait pu se dérou­ler à coût très rai­son­nable dans une vil­la bal­néaire pas loin du CID, avec excellent trai­teur et démons­tra­tion de polo juste devant sur la plage, le tout ayant lais­sé des sou­ve­nirs par­ti­cu­liè­re­ment mémo­rables car juste uniques dans l’histoire de ce congrès.

Bien sûr, selon vos besoins et votre public, d’autres villes nor­mandes offrent de belles oppor­tu­ni­tés pour s’y réunir en plus ou moins grand nombre, mais n’omettez sur­tout pas Deau­ville dans vos réflexions, a for­tio­ri pour un congrès d’importance.

Pr Fran­çois CARON

Infec­tio­logue au CHU et à l’Université de Rouen

Pré­sident du Comi­té Régio­nal d’Organisation des JNI de Deauville