Comment animer un séminaire

Orga­ni­ser un évé­ne­ment pro­fes­sion­nel tel qu’un sémi­naire d’entreprise est deve­nu de plus en plus cou­rant pour les entre­prises. Un sémi­naire per­met d’accroitre consi­dé­ra­ble­ment le sen­ti­ment d’appartenance à une socié­té, il consti­tue un excellent outil de mana­ge­ment. Si vous vous deman­dez com­ment ani­mer un sémi­naire d’entreprise, vous retrou­ve­rez ici quelques conseils et astuces.

Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?

Lorsque l’on évoque le mot sémi­naire, nous avons tous à peu près en tête la défi­ni­tion, à savoir : le ras­sem­ble­ment d’une par­tie ou de tous les sala­riés appar­te­nant à une même entre­prise pour échan­ger autour d’une thé­ma­tique pré­cise. Ce type d’événement s’organise géné­ra­le­ment en dehors du cadre habi­tuel de la socié­té, pour rompre avec les habi­tudes et favo­ri­ser l’attention des col­la­bo­ra­teurs. Avec le déve­lop­pe­ment du tou­risme d’affaires, les prin­ci­pales des­ti­na­tions se sont struc­tu­rées et pro­posent des espaces spé­ci­fiques pour ce genre d’évé­ne­ments pro­fes­sion­nels.

Le CID de Deau­ville, palais des congrès en Nor­man­die, dédie ses espaces tout au long de l’année pour l’organisation de sémi­naires d’entreprise.

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Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?

Orga­ni­ser un sémi­naire doit répondre à une cer­taine attente, à un objec­tif clair et struc­tu­ré. Les socié­tés prennent la déci­sion d’organiser un sémi­naire pour satis­faire plu­sieurs objectifs :

• Ren­for­cer la cohé­sion de groupe au sein de la struc­ture avec l’ensemble des sala­riés dans un cadre différent,
• favo­ri­ser la com­mu­ni­ca­tion au sein des dif­fé­rents ser­vices de l’entreprise afin d’avoir une meilleure com­mu­ni­ca­tion interne,
• déve­lop­per l’esprit d’équipe et le dépas­se­ment de chaque col­la­bo­ra­teur au moyen d’activités insolites,
• expo­ser la nou­velle stra­té­gie de l’entreprise et ses valeurs aux sala­riés pour que tous deviennent des ambas­sa­deurs fidèles de la marque,
• récom­pen­ser les équipes pour le tra­vail qu’elles ont fourni.

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Animer un séminaire d’entreprise

Les ani­ma­teurs du sémi­naire peuvent faire par­tie du comi­té de direc­tion ou faire par­tie d’agences externes et être mis­sion­nés pour cette tâche. Dans tous les cas, il doivent :

• Connaître les objec­tifs de l’événement et les contraintes liées,
• connaître par­fai­te­ment les enchaî­ne­ments des prises de paroles,
• maî­tri­ser les outils d’aide à la présentation,
• cadrer les prises de paroles,
• gérer le temps pour chaque inter­ven­tion, de chaque ani­ma­tion prévue…

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Quels sont les étapes clés pour animer un séminaire d’entreprise ?

Étape 1 : Avant l’événement, préparer son séminaire

La pré­pa­ra­tion d’un sémi­naire d’entreprise doit être minu­tieuse. Un rétro plan­ning des actions à mener devra être mis en place. Il per­met­tra de struc­tu­rer l’événement.

Préparer un plan clair et structuré

La pre­mière chose à faire lors de la réa­li­sa­tion d’un sémi­naire d’entreprise est de pré­pa­rer un plan clair et struc­tu­ré. Toutes les inter­ro­ga­tions doivent être posées :

• Quel est le but, l’objectif lié à l’organisation de ce séminaire ?
• Quels col­la­bo­ra­teurs doivent y assister ?
• Quels types d’animations, d’activités sou­hai­tez-vous mettre en place ?
• Quel est le bud­get consa­cré à la res­tau­ra­tion ?
• Où orga­ni­ser cet événement ?
• Sur quel thème l’événement va-t-il porter ?
• Com­ment allez-vous orga­ni­ser votre jour­née ou votre soirée ?

Une fois ce plan réa­li­sé et l’ensemble des ques­tions répon­dues, vous pour­rez pas­ser à la pro­chaine étape.

Utilisation de supports visuels

Avant de vous lan­cer dans la mise en place d’un sémi­naire, pré­pa­rez votre évé­ne­ment à l’aide de sup­ports visuels. Les sup­ports visuels tels que les Power­Point ou des pré­sen­ta­tions Can­va sont beau­coup plus par­lants qu’un dis­cours. Ils vous per­met­tront aus­si de struc­tu­rer vos pen­sées pour une meilleure com­pré­hen­sion glo­bale du sujet. Le CID de Deau­ville met à votre dis­po­si­tion des salles de confé­rences entiè­re­ment équi­pées pour la dif­fu­sion de sup­ports numé­riques : pro­jec­teurs et écrans audio­vi­suels, paper­boards, sonorisation…

Proposer une ou plusieurs activités attrayantes pour les participants

Si vous sou­hai­tez que vos évé­ne­ments pro­fes­sion­nels soient per­ti­nents, pen­sez aux centres d’intérêts des par­ti­ci­pants. Pré­pa­rer une acti­vi­té en lien avec leur passe-temps, ou une thé­ma­tique appré­ciée de tous per­met de rem­por­ter rapi­de­ment l’adhésion.

• Pour fédé­rer les équipes, faites le choix d’ac­ti­vi­tés ludiques et créa­tives comme des quiz, des jeux d’esprit, des concerts, des escape game, des chal­lenges spor­tifs, des acti­vi­tés artis­tiques, la décou­verte du patri­moine et de ses lieux insolites…
• Pour séduire les col­la­bo­ra­teurs pri­vi­lé­giez des acti­vi­tés relaxantes pour décom­pres­ser : gas­tro­no­mie et œno­lo­gie, séjour dans un cadre privilégié…

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Étape 2 : Pendant l’événement, vivez votre séminaire

L’animation d’un sémi­naire demande un inves­tis­se­ment de tous les ins­tants. Mais une bonne pré­pa­ra­tion en amont per­met d’aborder plus serei­ne­ment l’événement. Gar­dez en tête les prin­ci­paux points suivants :

Favoriser la participation des salariés

L’interaction durant un sémi­naire est pri­mor­diale, n’hésitez pas à encou­ra­ger vos col­la­bo­ra­teurs à par­ti­ci­per aux débats. La par­ti­ci­pa­tion de vos employés durant le sémi­naire est un bon indi­ca­teur : Plus le thème abor­dé est inté­res­sant, plus vos col­la­bo­ra­teurs inter­vien­dront naturellement.

Maintenir l’attention des collaborateurs

En géné­ral, un sémi­naire est éta­bli sur une jour­née com­plète. Il est donc impor­tant de pou­voir main­te­nir au maxi­mum l’attention des col­la­bo­ra­teurs. Pour rompre avec la mono­to­nie d’un expo­sé, enri­chis­sez vos dis­cours d’anecdotes et pro­po­sez par exemple d’organiser des jeux de rôles. Les pauses et les déjeu­ners ne sont pas à négli­ger : ces moments de par­tage infor­mels per­mettent de se détendre entre deux réunions et de sou­der les équipes.

Favoriser la discussion en groupe

En tant qu’employé d’entreprise, nous pas­sons le plus clair de notre temps à notre bureau entou­ré de nos col­lègues. Pour autant, la com­mu­ni­ca­tion est-elle har­mo­nieuse entre tous les ser­vices ? Durant ce sémi­naire, il est impor­tant de favo­ri­ser la dis­cus­sion en groupe entre vos col­la­bo­ra­teurs : Pour­quoi ne pas créer des équipes en asso­ciant des per­sonnes de dif­fé­rents ser­vices ? Vous pour­rez alors créer un réel moment de par­tage et de cohé­sion au sein de votre entreprise.

Conclusion du séminaire

La conclu­sion du sémi­naire est l’un des points à prendre en compte durant l’événement. Vous devez finir votre sémi­naire par un résu­mé en syn­thé­ti­sant les résul­tats des dis­cus­sions enga­gées pen­dant le sémi­naire et les chan­ge­ments qui en décou­le­ront dans l’entreprise.

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Étape 3 : Après l’événement, ce qu’il faut retenir

Une fois l’événement pro­fes­sion­nel ter­mi­né, repre­nez un à un les objec­tifs ini­tia­le­ment défi­nis. Ont-ils tous été atteints ? Plus impor­tant encore : quelle est l’appréciation de vos sala­riés ? Un ques­tion­naire de satis­fac­tion peut répondre à quelques une de vos interrogations :

• Les col­la­bo­ra­teurs ont-ils appré­ciés cette ini­tia­tive et sou­haitent-ils renou­ve­ler cette expé­rience ultérieurement ?
• Ont-ils des idées pour le pro­chain événement ?

Vous avez désor­mais toutes les cartes en main pour ani­mer un sémi­naire d’entreprise au sein du CID de Deauville.